Übersetzung von Fachjargon –Projektkoordination ist mehr als nur Terminplanung

Projekte im IT-Bereich sind sehr vielfältig. Zum Teil kommen Akteur:innen zusammen, die in sehr unterschiedlichen Software- und Hardware-Themen sowie verschiedenen Branchen heimisch sind und nun ein gemeinsames Ziel erreichen möchten. Es erfordert Übung in vielerlei Disziplinen, um allen Beteiligten den gemeinsamen Plan unmissverständlich darzulegen und ihn innerhalb der vorgesehenen Parameter durchzuführen.

Abgrenzung Projektkoordinator:in, Projektleiter:in und Projektmanager:in

In der Praxis werden die Begriffe Projektkoordinator:in, Projektleiter:in und Projektmanager:in oft synonym verwendet. Eine klare Definition gibt es nicht. Dennoch gibt es kleine, aber feine Unterschiede:

• Der:die Projektkoordinator:in wird oft für Projekte mit einer Linienorganisation eingesetzt. Dies bedeutet, die Umsetzung erfolgt hauptsächlich linear. Die Aufgaben des:der Koordinator:in sind eher vermittelnd.
• Ein:e Projektleiter:in wird meist bei einer Matrixorganisation eingesetzt. Er:sie weist dabei eine höhere Führungsverantwortung auf und organisiert sich oft gesondert.
• Der Unterschied zwischen Projektleiter:in und Projektmanager:in liegt darin, dass der:die Projektmanager:in keine Führungskraft auf Zeit ist, sondern ein festes Team an Mitarbeitenden zur Seite hat.
  

Koordination – Pünktlichkeit ist eine Zier

Die zwei Bestandteile des Titels Projektkoordinator:in zeigen, dass sich die Person in diesem Beruf per se mit „Projekten“ und mit der „Koordination“ ihrer Abläufe und Aufgaben befasst. Natürlich ist es nicht unwichtig, dass auch der ein oder andere Termin eingehalten wird. Doch solch ein Zeitpunkt lässt sich zur Not einmal zugunsten des Ergebnisses verschieben. Für andere Aspekte wiederum gibt es manchmal keine zweite Chance.

In den Projektplänen sind diverse Faktoren zu berücksichtigen: Es muss genug Zeit für die Mitarbeitenden mit den passenden Skills eingeplant werden. Auch die Bestellung und Einrichtung von Software- oder Hardware-Ressourcen muss zum Beispiel pünktlich erfolgen. Das sind Projektbestandteile, die vorab von dem:der Projektleiter:in genehmigt werden müssen.

Die Planung und Terminierung von Prozessen und Abstimmungen kann unter anderem durch ein Tool wie Office Timeline gut unterstützt werden.

Verwaltung – alles an seinem Platz zur rechten Zeit

Damit die Teams alle Aufgaben ausführen können, muss sichergestellt sein, dass die nötige Ausrüstung pünktlich bereitsteht und alle Informationen vorliegen. Zu den Informationen gehören grundlegende Eckdaten zum Ist-Zustand, Login-Daten, Rechte-Vergabe, Lizenzen oder zum Beispiel auch Entscheidungen zur Vorgehensweise und anvisierten Ergebnissen.

Die Verwaltung des Budgets gehört klassischerweise auch zur Projektkoordination – inklusive der grafischen Aufarbeitung der Finanzdaten und Aktualisierung eventuell vorhandener Statistiken.

Darüber hinaus achtet der:die Projektkoordinator:in auf die Ablage und systematische Speicherung der Unterlagen und Ergebnisse. Wichtig sind dabei unter anderem sprechende Dateibezeichnungen, um das Wiederauffinden für alle Beteiligten zu erleichtern.

Kommunikation – der Ton macht die Musik

In einigen Situationen hat unserer Erfahrung nach die sprachliche und soziale Kompetenz in der Projektkoordination das größte Gewicht. Die eingangs erwähnten sehr unterschiedlichen Spielwiesen, aus denen die verschiedenen Beteiligten kommen, nutzen häufig ein Vokabular, das zwar Schnittmengen in der Kommunikation aufweist, diese aber zum Teil ganz unterschiedlich belegt.

Der Begriff „categorie“ beispielsweise wird im SAP-Bereich häufig anders eingesetzt als in anderen Systemen und auch „classes“ sind nicht immer gleich „classes“. Zudem muss ebenso Übersetzungsarbeit für Kolleg:innen oder Manager:innen aus IT-fremden Abteilungen geleistet werden. Bei all diesen Austauschpunkten gilt es, genau hinzuhören und zu hinterfragen. So lässt sich erkennen, ob alle Beteiligten die Begrifflichkeiten richtig interpretieren. Dabei ist professionelles Feingefühl gefragt. Einerseits müssen zwar Basisinformationen vermittelt werden, andererseits darf ein Thema bei manchen Parteien nicht überstrapaziert werden.

Nach einer gewissen Zeit in der Projektarbeit sammeln sich auf diesem Gebiet Erfahrungen an – besonders in den Teams, mit denen häufiger gearbeitet wird. Zudem wird auch die Einschätzung der Fähigkeiten neuer Kontakte trainiert.

Zusammenfassend lässt sich für alle drei Disziplinen sagen: Je geübter ein:eine Projektkoordinator:in ist, desto effizienter verläuft auch das Projekt. Daher lohnt es sich, entweder eine externe Fachkraft dafür zu engagieren oder intern einen:eine Mitarbeiter:in zu spezialisieren und regelmäßig zu schulen.

Deine Expertin: Nicole Haase ist Marketing Managerin bei Indico Solutions in Bremen. Sie ist Kommunikationswirtin für Wirtschaftskommunikation und verfügt über Erfahrung aus mehreren Jahren Projektarbeit als Teamleiterin.

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