Kommunale Websites optimieren: Warum Organisationslogik scheitert – und wie du deinen Relaunch meisterst

Das Problem bei vielen kommunalen Websites ist selten das Design. Es ist die Struktur: Überladene Startseiten, Navigation nach Organigramm, Bürger:innen suchen stundenlang nach Öffnungszeiten, „Personalausweis-Termin“ oder „Mühlabfuhr“. Inhalte sind da, aber nicht auffindbar – Absprungraten steigen, Google oder Telefon übernehmen.

Wir haben das hautnah erlebt – und gelernt: Von Anliegen ausgehen, nicht Hierarchien.

Der Kern des Problems: Organisationslogik statt Nutzerlogik

Bürger:innen denken nicht in Referaten. Sie denken in Anliegen. Wenn eine Website entlang der internen Verwaltungsstruktur gebaut ist – Dezernat 4, Amt für Stadtentwicklung, Referat 12 – ist das konsequent aus Sicht der Organisation. Es ist aber das Gegenteil von konsequent aus Sicht der Nutzenden. Das Ergebnis: Die Website verfehlt ihren eigentlichen Zweck.

Wir zeigen dir anhand von drei Projekten, wie es funktionieren kann:

Hochschule Bremerhaven: Personas statt Dezernate

Beim Website-Relaunch der Hochschule Bremerhaven standen wir vor einer Aufgabe, die kommunalen Projekten ähnelt: Eine Webpräsenz, die die interne Struktur 1:1 abbildete – Fachbereiche, Institute, Verwaltungseinheiten. Der Paradigmenwechsel, den wir mit dem Team vollzogen haben: Konsequent vom Nutzungsbedürfnis ausgehen. Wer kommt auf die Seite – und warum? Studieninteressierte suchen anders als Lehrende. Forschende haben andere Wege als Bewerber:innen. Personas und Nutzungsszenarien waren dabei nicht das dekorative Beiwerk eines UX-Prozesses, sondern das eigentliche Werkzeug: Sie haben sichtbar gemacht, wie die Informationsarchitektur aus Bedürfnissen entsteht. Die zweite Herausforderung: 150 dezentrale Redakteur:innen mit unterschiedlichen Vorkenntnissen und begrenzten Zeitbudgets. Hier reicht gute IA nicht. Was es braucht: Klares Governance-Modell – Wer verantwortet Inhalte? Wie Freigaben? Wer sorgt für Aktualität? Das Rollen- und Rechtekonzept ist CMS-unabhängig übertragbar.

Kurz gefasst:

Organigramm umkehren via Personas
Governance für 150 Redakteur:innen
CMS-neutral

PQ-Portal Bremen: Rechtliche Pflichten als Chance nutzen

Kommunale Websites tragen eine Vielzahl gesetzlicher Pflichten: Impressum, DSGVO, Barrierefreiheitserklärung nach BITV 2.0, Informationspflichten nach IFG, Bekanntmachungspflichten, E-Government-Gesetz. Dazu kommen kommunalrechtliche Anforderungen nach der Gemeindeordnung. Das klingt nach Checkliste. Ist es aber nicht – wenn man es richtig macht. Im Projekt PQ–Portal für die Freie Hansestadt Bremen haben wir erlebt, was es bedeutet, rechtliche Anforderungen als Gestaltungsaufgabe zu begreifen. Das Portal – ein bundesweites EfA-Projekt im Rahmen der OZG-Umsetzung – musste vergaberechtliche Anforderungen aus mehreren Bundesländern harmonisieren. Personas und User Journeys waren dabei nicht das dekorative Beiwerk eines UX-Prozesses, sondern das eigentliche Werkzeug: Sie haben sichtbar gemacht, welche Informationen wann, von wem, in welchem Kontext gebraucht werden. Übertragen auf kommunale Websites bedeutet das: Die entscheidende Frage ist „Welche Pflichtinhalte gehören auf die Website, welche ins Serviceportal, welche in andere Kanäle?“

Kurz gefasst:

Recht als UX-Werkzeug
User Journeys kanalisieren
Strategische Entlastung

FördermittelNAVI: KI-ready Inhalte maschinenlesbar strukturieren

Ein drittes Muster, das uns beschäftigt: Kommunale Inhalte sind oft so formuliert und strukturiert, dass sie weder für Bürger:innen noch für KI-Systeme gut nutzbar sind. Verwaltungssprache, unstrukturierte PDFs, fehlende Metadaten – das sind echte Barrieren. Im FördermittelNAVI – einer KI-gestützten Plattform für über 4.500 Förderprogramme, die wir gemeinsam mit DSK Digital entwickelt haben – war genau das die Kernherausforderung: Wie macht man eine unübersichtliche, in schwer verständlicher Verwaltungssprache formulierte Informationslandschaft zugänglich und navigierbar? Die Antwort: eine KI-basierte Schnellsuche, die aus Freitexteingaben passende Treffer ableitet. Die Lernkurve dahinter ist für kommunale Websites direkt relevant: Gut strukturierte, maschinenlesbare Inhalte sind nicht nur besser für interne KI-Anwendungen wie Chatbots oder intelligente Suche. Sie sind auch besser für externe Systeme – Google AI Overview, ChatGPT, Perplexity – die zunehmend bestimmen, wie Menschen Informationen finden.

Kurz gefasst:

Verwaltungssprache, PDFs, fehlende Metadaten blocken
FördermittelNAVI (4.500 Programme): KI-Schnellsuche aus Freitext
Metadaten, Schema.org für Chatbots & Sichtbarkeit

Dein Relaunch-Check: 3 Fragen vor dem Design

Wer besucht die Site – welches Anliegen? (Personas)
Welche Inhalte wohin? (Kanalstrategie)
Wie arbeitet das Redaktionsteam langfristig? (Governance)
„Die beste Planung scheitert ohne lebbaren Alltag – Monate nach Go-Live“.

Die technische Frage – welches CMS, welches Framework – kommt also danach. Nicht davor. Und die KI-Frage – Chatbot ja oder nein, intelligente Suche, Schema.org – ist keine Frage der Zukunft mehr. Sie ist eine Frage der Datenqualität. Wer heute gute Inhaltsstrukturen aufbaut, ist morgen KI-ready. Wer das vertagt, baut das Problem mit ein.

Das klingt banal. Ist es aber nicht. Es ist die Erfahrung aus drei sehr unterschiedlichen Projekten, die alle dasselbe gezeigt haben: Der kritische Erfolgsfaktor eines Website-Relaunches ist nicht das Produkt, das am Ende geliefert wird. Es ist der Prozess, der danach folgt – und ob die Organisation darauf vorbereitet ist.

Key Takeaways

Muster durchbrechen: Nutzerlogik > Organisationslogik.
Projekt-Lektionen: Governance und Struktur siegen über Tools.
Zukunft: Strukturierte Inhalte = KI-Resilienz.

Deine Expertin

Tascha Schnitzler ist seit über drei Jahren bei team neusta im Geschäftsfeld Public Sector tätig. Sie versteht die Strukturen, Arbeitsweisen und Prozesse der öffentlichen Verwaltung und vernetzt diese gezielt mit unseren digitalen Expert:innen. Als Brückenbauerin verantwortet sie Partnermanagement sowie Business Development und sorgt dafür, dass die richtigen Menschen zusammenkommen, um passgenaue Lösungen für den Public Sector zu konzipieren und umzusetzen.

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