Wer kennt das nicht – man sucht zum Beispiel nach einer bestimmten Rechnung und muss sich durch zahlreiche Ordner klicken, bis man fündig wird. Insbesondere bei großen Mengen an Dokumenten stehen Unternehmen vor Herausforderungen, diese sinnvoll abzulegen. Steht nun ein Umzug der Dokumente in die Cloud an, lohnt es sich, diese mittels KI zu klassifizieren. So sind sie leichter auffindbar.

Wie kann KI die Ablagearbeit erleichtern?

Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud-Computing für ihre Dokumentenorganisation, damit Mitarbeitende von überall auf sämtliche Unterlagen zugreifen können. Doch diese oft riesigen Dokumentenmengen wollen strukturiert und organisiert werden. KI kann an dieser Stelle unterstützen.

Nun heißt es: Tschüss Ordnerstruktur, hallo Metadaten! Mit Metadaten lassen sich Dokumente schneller suchen und finden: Dokumenten werden Attribute zugewiesen, wie beispielsweise Datum, Kund:in, Vorgang, Thema oder Projekt. Damit das Anlegen der Metadaten für mehrere hunderttausend Dokumente zeitlich nicht ausartet, ist hier KI gefragt: Künstliche Intelligenz sichtet und klassifiziert die Dokumente mittels Metadaten innerhalb kürzester Zeit. Vorab gilt es jedoch, eine grundlegende Liste an Stichworten anzulegen und den Algorithmus der KI zu trainieren. Nur so lassen sich die Metadaten später passend automatisch zuordnen.

Für diesen Anwendungsfall gibt es sowohl Out-of-the-box-Lösungen als auch Individualentwicklungen: Mit Microsoft Viva Topics steht eine bereits in Microsoft Teams integrierte Standardlösung zur Verfügung. Für Nicht-Microsoft-Nutzer:innen lassen sich auch individuelle Lösungen für spezifische Anforderungen entwickeln.

Wenn du tiefergehende Informationen über KI-Lösungen für die Klassifizierung von Dokumentenmengen erfahren möchtest, lies dir gerne den Artikel „Mit künstlicher Intelligenz Dokumente klassifizieren“ der Expert:innen von der HEC durch.