Flexibles Office: Desk-Sharing mit Deesk

In den Tech-Konzernen in Silicon Valley längst Praxis, ziehen wir in Deutschland nach: Desk-Sharing – das Teilen eines Arbeitsplatzes. Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren, beschleunigt durch die Pandemie, gewandelt. Statt starrer Bürostrukturen wird vermehrt auf flexibles Arbeiten gesetzt – im Büro, im Homeoffice oder vor Ort bei Kund:innen. Da Arbeit nicht mehr nur im Büro stattfindet, stehen viele Schreibtische leer. Büroräume werden nicht optimal genutzt. Um dieser Entwicklung Rechnung zu tragen, helfen Konzepte wie Desk-Sharing. Die Arbeit im Büro gestaltet sich flexibler und dynamischer. Gleichzeitig werden Platz und Kosten gespart.

Ein Tool zur Umsetzung von Desk-Sharing ist Deesk von der Firma Oelschläger Metalltechnik. Ein Expertenteam von team neusta hat an der Entwicklung des Tools mitgewirkt. Seit fast eineinhalb Jahren ist die webbasierte Plattform auch bei neusta software development und anderen Companies im Einsatz, um das Konzept von Desk-Sharing zu nutzen.

Was ist Deesk und wie funktioniert es?

Deesk ist ein Tool, mit dem sich Büroräume smart verwalten lassen. Über die webbasierte Plattform können Mitarbeitende einen interaktiven Raumplan aufrufen und sich einen Arbeitsplatz buchen. Im Raumplan werden alle vorhandenen Arbeitsplätze angezeigt. Mittels verschiedener Farbcodierungen ist erkenntlich, ob ein Schreibtisch frei ist oder gebucht wurde. Es ist einsehbar, welcher:welche Kolleg:in den Platz gebucht hat. Kolleg:innen, Räume oder Arbeitsplätze lassen sich über eine Suche finden. So kann man sich zum Beispiel einen Arbeitsplatz neben seinem:seiner Lieblingskolleg:in sichern. Oder Projektteams buchen zusammenhängende Arbeitsplätze, um sich besser und schneller austauschen zu können.

Die Arbeitsplätze sind online jederzeit zu reservieren. Das bietet den Mitarbeitenden ein hohes Maß an Flexibilität. Im Büro angekommen, checkt man sich am gebuchten Platz mit einer personalisierten Karte über ein am Tisch vorhandenes Modul ein. Dies ermöglicht es Kolleg:innen über den Raumplan zu sehen, ob man bereits am Platz ist.

Gerade in Zeiten der Pandemie hat sich Deesk als vorteilhaft erwiesen: Um die Abstandsregeln einzuhalten, wurden Schreibtische von der Buchung ausgeschlossen. So war eine Zeit lang im Block zwei im Schuppen Eins beispielsweise nur jeder zweite Schreibtisch buchbar.

Warum Desk-Sharing Sinn macht

Durch Desk-Sharing wird das Büro ein flexibler Ort der Zusammenkunft: Jede:r kann einen passenden Arbeitsplatz wählen, der zu den aktuellen Bedürfnissen passt. Dieses interaktive Konzept fördert die Zusammenarbeit und den Austausch untereinander. Die Anzahl an Arbeitsplätzen lässt sich durch Desk-Sharing verringern. Das spart Platz und Kosten. Und die vorhandenen Räume sind besser ausgelastet.

Eine flexible Arbeitsplatzwahl wirkt Eintönigkeit und Gewohnheit entgegen – beides Killer für Produktivität und Motivation. Zudem fördern die vorhandene Dynamik und Flexibilität auch das kreative Arbeiten. Neue Ideen können leichter entstehen, wenn man sich nicht stets in seiner Komfortzone befindet.

Gewohnheiten ändern sich

Eine individuelle Gestaltung des Arbeitsplatzes, zum Beispiel mit persönlichen Gegenständen wie Bildern, ist nicht mehr möglich. Insgesamt gibt es keinen festen Platz für Privates: Beispielsweise kann man keine Snacks deponieren oder die To-do-Liste für den nächsten Tag liegen lassen. Das bedeutet eine Umgewöhnung für die Mitarbeitenden. Allerdings gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Raum für private Dinge zu geben – beispielsweise durch Rollcontainer, Regalfächer oder Spinde.

Es fällt Zeit- und Planungsaufwand an, um die Anwesenheit im Büro zu planen sowie den passenden Arbeitsplatz zu suchen und zu buchen. Man sitzt auch gegebenenfalls nicht mehr täglich mit Kolleg:innen zusammen, die am gleichen Thema arbeiten. Darum ist es wichtig, Aktivitäten im Team zu fördern, die den Zusammenhalt stärken.

Fazit

Alles in allem haben wir bei neusta software development positive Erfahrungen mit dem Modell Desk-Sharing gemacht. Das Arbeiten im Büro ist flexibler geworden und hat Raum für neue Ideen geöffnet. Mit der Zeit kam die Problematik auf, dass Kolleg:innen, die regelmäßiger im Büro sind, keinen Platz für Privates haben. An dieser Thematik arbeiten wir: Es ist in Planung, den Mitarbeitenden zukünftig Spinde für Privatgegenstände zur Verfügung zu stellen.

Dein Experte: Raphael Tweitmann ist seit drei Jahren Softwareentwickler bei neusta software development. Er war an der Entwicklung des Tools Deesk beteiligt. Er selbst nutzt Desk-Sharing im Büro.

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Raphael Tweitmann freut sich, von dir zu hören: r.tweitmann@neusta.de