Der Abschied von SAP SRM: Drei Schritte zur erfolgreichen Softwareauswahl

Mit dem angekündigten Support-Ende von SAP SRM im Jahr 2027 – optional verlängerbar bis 2030 gegen Zusatzkosten – steht für viele Unternehmen eine grundsätzliche Entscheidung an: Wie soll es weitergehen? Für viele Einkaufsabteilungen bedeutet das nicht nur den Wechsel der Lösung, sondern auch die Chance, die eigene Systemlandschaft kritisch zu hinterfragen.

In der Praxis nutzen die meisten SAP SRM-Kund:innen auch SAP ERP (ECC), was häufig eine anstehende ERP-Migration auf SAP S/4HANA einschließt. In diesem Zuge wird oft SAP Ariba als Nachfolgelösung vorgesehen – nicht selten ohne fundierte Evaluierung.

Dabei bringt SAP Ariba zweifellos Vorteile mit sich:

Cloud-basierter Betrieb mit reduziertem Wartungs- und Betriebsaufwand
Moderne, benutzerfreundliche Oberfläche
Integriertes Lieferantennetzwerk (Ariba Supplier Network)
Verbesserte Funktionen im Vertragsmanagement

Trotzdem stellt sich die Frage: Sollte man die Migration einfach durchwinken – oder gerade jetzt innehalten und die Softwareauswahl noch einmal bewusst gestalten?

SAP SRM ablösen: Chance für eine strategische Neuausrichtung

Auch wenn es für IT-Strateg:innen unbequemer erscheint: Die Abkündigung von SAP SRM ist eine Gelegenheit, die tatsächlichen Anforderungen neu zu bewerten und den Softwaremarkt erneut zu sondieren. Eine fundierte Auswahl kann nicht nur bessere Ergebnisse liefern, sondern auch langfristige Akzeptanz sichern. Der Schlüssel dazu liegt in einem professionell vorbereiteten Auswahlprozess – idealerweise auf Basis eines Request for Proposal (RFP).

Hier sind drei Schritte, die sich in zahlreichen Projekten als zentral für eine erfolgreiche Softwareauswahl erwiesen haben:

1. Klarheit durch einen strukturierten Kriterienkatalog

Ein gut vorbereiteter Kriterienkatalog macht Anforderungen sichtbar, vergleichbar – und dokumentiert. So lassen sich Anbieter später auch auf ihre Aussagen festlegen und unangenehme Überraschungen („Das kostet aber extra…“) vermeiden. Der Katalog sollte fachliche, technische und kommerzielle Aspekte gleichermaßen abdecken:

Fachliche Anforderungen

Funktionale Anforderungen und Workflows (z. B. als User Stories: „Als <Rolle> möchte ich <Ziel>, um <Nutzen>“)
Integrationstechnische Rahmenbedingungen, Schnittstellen
Bewertung der Nutzerfreundlichkeit (UX)
Performance bei Produktpräsentationen
Referenzen vergleichbarer Kundenprojekte

Kommerzielle Anforderungen

Implementierungsaufwand und -kosten
Betriebskosten (Cloud, Hosting, Support)
Lizenzmodell
Einschätzung des Lieferantenrisikos (z. B. Marktposition, Stabilität)

Wichtig: Die Kriterien sollten gewichtet werden, um emotionale Bewertungen zu vermeiden. Zudem sollte das Auswahlgremium ausgewogen besetzt sein – etwa mit Vertreter:innen aus Fachbereich, IT, Einkauf und ggf. dem Betriebsrat.

2. Ausschreibung und Angebotsphase (RFP)

Im nächsten Schritt wird auf Basis des Kriterienkatalogs eine strukturierte Ausschreibung vorbereitet. Dabei sollten alle Beteiligten ausreichend Zeit für die Angebotsbearbeitung, Anbieterpräsentationen und Vertragsverhandlungen einplanen.

Je nach Komplexität der Lösung kann es sinnvoll sein, mit einer Shortlist zu arbeiten und vertiefende Proof-of-Concepts durchzuführen. So lassen sich wichtige Anforderungen frühzeitig validieren.

Nach Versand des RFP präsentieren die Anbieter ihre Lösungen, liefern Unterlagen, beantworten Fragen – und befüllen damit indirekt den Kriterienkatalog. In gemeinsamen Auswertungsrunden entsteht ein transparentes Bild der Alternativen. So lässt sich entweder ein enger Favoritenkreis oder direkt ein Vorzugsanbieter identifizieren.

3. Verhandlung und Vertragsgestaltung

In der finalen Phase zahlt sich die gute Vorarbeit aus: Der Einkauf kann auf belastbare Zahlen und funktionale Klarheit zurückgreifen. Gerade bei Standardsoftware lassen sich mit mehreren realistischen Optionen häufig signifikante Preisnachlässe verhandeln.

Tipp: Der Kriterienkatalog inklusive Anbieterantworten sollte als Anlage zum Vertrag aufgenommen werden – als Referenz für spätere Diskussionen oder zur Qualitätssicherung.

Fazit: Objektivität statt Gewohnheit

Die strukturierte Vorgehensweise bei der Softwareauswahl hat sich in der Praxis mehrfach bewährt – auch bei Ablösungsprojekten wie dem von SAP SRM. Sie sorgt für Transparenz, Vergleichbarkeit und Akzeptanz – insbesondere bei komplexen IT-Entscheidungen mit vielen Beteiligten. Gleichzeitig hilft sie, den tatsächlichen Bedarf im Fachbereich besser zu verstehen.

Erfahrungen zeigen: Wer mit Offenheit in die Auswahl geht, entscheidet sich manchmal für eine ganz andere Lösung als ursprünglich geplant – und liegt damit am Ende oft richtig.

Dein Experte: Stefan Ehlert ist Business Development Procurement-Experte bei neusta enterprise services. Nach über 15 Jahren internationaler Erfahrung im Projekt- und Produktmanagement – mit umfassender Verantwortung entlang der gesamten Lieferkette – war er mehrere Jahre als Director of Supply Chain & Product Management tätig. Heute unterstützt er Unternehmen sowohl als klassischer Projektleiter als auch bei der Einführung und Umsetzung agiler Projekte und Prozesse.

Du willst mehr erfahren?
Stefan Ehlert freut sich von dir zu hören: s.ehlert@neusta.de.