Pflegenotstand im Einkauf? Wie Guided Buying operative Last reduziert

Was im Gesundheitswesen längst Realität ist, zeigt sich auch im Einkauf: Es fehlt an qualifizierten Fachkräften. Während viele Abteilungen zunehmend digital und eigenständig arbeiten, kämpfen Einkaufsteams noch mit aufwändigen Prozessen und überlasteten Strukturen.

Das Ergebnis: operative Überlastung, Bürokratie – und ein Imageproblem. Der Einkauf gilt oft als Bremsklotz, obwohl schlicht moderne Tools fehlen, um Routineaufgaben effizienter zu lösen.

Eine Lösung: Guided Buying. Der Ansatz entlastet Einkaufsteams gezielt – und befähigt Fachbereiche, einfache Beschaffungsprozesse selbst zu übernehmen.

Mehr Autonomie, weniger Aufwand im Bestellprozess

Zwar gehören Katalogwälzen, Faxbestellungen und Lieferantensuche per Gelbe Seiten der Vergangenheit an – doch viele Beschaffungsprozesse sind noch immer komplex.

Fachabteilungen sind genervt:

„Wir könnten das doch viel schneller selbst bestellen!“

Mit dem Einsatz von SAP Ariba und der Funktion Guided Buying wird genau das möglich. Fachbereiche können selbst Bestellungen auslösen – inklusive vollständiger Transparenz über Genehmigungsprozesse und Freigabestatus. Das entlastet den Einkauf und reduziert Rückfragen.

Was Guided Buying konkret leistet

Guided Buying ist mehr als ein digitales Bestellformular. Es ist ein persona-basiertes Beschaffungssystem, das Mitarbeitenden eine zentrale, intuitive Einkaufsumgebung bietet – regelbasiert, konfigurierbar und compliant.

🔍 Die wichtigsten Funktionen:

Rollenspezifischer Zugang: Benutzer erhalten auf ihre Aufgaben zugeschnittene Zugriffsrechte und Einschränkungen.
Automatische Genehmigungspfade: Einkäufe laufen anhand hinterlegter Richtlinien – ohne zusätzliche Abstimmung.
Kontextbezogene Hilfestellung: Benutzer sehen direkt, wie sie bei Warnungen oder Verstößen reagieren können.
Eingebaute Compliance: Präferenzlieferanten werden vorgeschlagen, Richtlinien werden automatisch berücksichtigt.
Intuitive Oberfläche: Keine Handbücher nötig – die Benutzerführung ist einfach und klar.

Vorteile und Herausforderungen im Überblick

Vorteile:

Schnelles, benutzerfreundliches Einkaufserlebnis mit konfigurierbarer Kacheloberfläche
Optimierte Katalogpflege & automatisierte Prozesse
Bessere Ausgabenanalyse für häufige Bedarfe
Reduzierter Abstimmungsaufwand & höhere Prozessgeschwindigkeit
Keine Zusatzlizenzkosten für Ariba-Nutzer:innen

Herausforderungen:

Komplexität bei Einführung: guter Implementierungspartner entscheidend
Nicht alle Lieferanten sind sofort verfügbar – Registrierung kann Mehraufwand bedeuten
Übersichtlichkeit leidet bei schlechter Systemkonfiguration

Tipp: Für den Mittelstand bietet SAP mit Ariba Snap eine passende Einstiegslösung inklusive Guided Buying-Funktion.

Fazit: Mehr Strategie durch digitale Selbstbestellung

Einkaufsteams sind Dreh- und Angelpunkt für wirtschaftlichen Erfolg – doch sie werden häufig durch operative Belastung ausgebremst.

Guided Buying kann dabei helfen, diesen Alltag zu entlasten: mit automatisierten Prozessen, klaren Verantwortlichkeiten und mehr Eigenständigkeit für die Fachbereiche. So bleibt mehr Zeit für das, was zählt – den strategischen Einkauf.

Dein Experte: Stefan Ehlert ist Business Development Procurement-Experte bei neusta enterprise services. Nach über 15 Jahren internationaler Erfahrung im Projekt- und Produktmanagement – mit umfassender Verantwortung entlang der gesamten Lieferkette – war er mehrere Jahre als Director of Supply Chain & Product Management tätig. Heute unterstützt er Unternehmen sowohl als klassischer Projektleiter als auch bei der Einführung und Umsetzung agiler Projekte und Prozesse.

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Stefan Ehlert freut sich von dir zu hören: s.ehlert@neusta.de.