Make or Buy: Wann ist individuelle Software sinnvoll und wann nicht?

In der modernen Geschäftswelt stehen Unternehmen regelmäßig vor der Entscheidung,
ob sie Softwarelösungen selbst entwickeln (Make) oder externe Standardlösungen einkaufen (Buy) sollen. Diese Entscheidung hat häufig weitreichende Konsequenzen und beeinflusst sowohl die kurzfristige als auch die langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Daher sollte diese nicht übereilt getroffen werden. Diese Fragen erhalte ich immer wieder bei Projekten. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass es keine pauschale Antwort gibt, da viele Faktoren darauf Einfluss nehmen.

Spezifizität der Anforderungen

Ein zentraler Aspekt bei der Entscheidung zwischen Make und Buy ist die Frage, wie spezifisch die Anforderungen des Unternehmens sind. Individuelle Software ist dann sinnvoll, wenn die Geschäftsprozesse einzigartig sind, eine Firma sich damit von Marktbegleitern abheben möchte und die Anforderungen durch Standardlösungen nicht oder nur unzureichend abgedeckt werden können. Maßgeschneiderte Software kann hingegen exakt auf die Bedürfnisse und Abläufe eines Unternehmens zugeschnitten werden. Dies führt zu einer höheren Effizienz und besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse.

Kosten und Investitionen (ROI, ROTI, TCO)

Die Entwicklung maßgeschneiderter Software erfordert erhebliche Investitionen in Form
von Zeit, Geld und Personal. Bekanntermaßen haben die Kosten einen hohen Einfluss auf die Entscheidung ob Make or Buy. Im direkten Vergleich können Standardlösungen oft zu einem Bruchteil der Kosten initial implementiert werden. Durch regelmäßige Updates und Support bieten sie zusätzliche Vorteile. Allerdings können sie durch die regelmäßig zu zahlenden Lizenzkosten durchaus teurer werden als eine individuelle Entwicklung. Welcher Weg für ein Unternehmen optimal ist, ist individuell zu entscheiden. Wichtig ist hier, immer einen längeren Einsatzzeitraum zu betrachten und nicht nur die initialen Einführungskosten. Ich empfehle dabei die Betrachtung des sogenannten TCO –
Total Cost of Ownership.

Entwicklungszeit und Markteinführung (Time to market)

Die Entwicklungszeit ist ein weiterer Punkt, den es zu bedenken gilt. Individuelle Softwareentwicklung kann Monate oder sogar Jahre dauern, während Standardlösungen oft sofort oder innerhalb kurzer Zeit implementiert werden können. Wenn eine schnelle Markteinführung entscheidend ist, kann der Kauf einer fertigen Softwarelösung die bessere Wahl sein.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Software

Individuelle Software bietet eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Unternehmen können spezifische Funktionen und Workflows einbauen, die exakt ihren Bedürfnissen entsprechen. Dies ist besonders wichtig in Branchen, die sich schnell verändern oder spezialisierte Anforderungen haben. Auch kann eine individuelle Software mit Unternehmen mitwachsen. Standardsoftware hingegen ist oft weniger flexibel und kann Anpassungen erfordern, die teurer und zeitaufwendig sind. Individuelle Anpassungen entsprechend der eigenen Bedürfnisse sind selten möglich.

Integration und Kompatibilität

Die Integration in bestehende Systeme und die Kompatibilität mit anderen Softwarelösungen in der eigenen IT-Landschaft sind weitere Faktoren, die eine Entscheidung beeinflussen. Individuelle Software kann nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert werden und genau die Schnittstellen bieten, die benötigt werden. Bei Standardsoftware muss oft geprüft werden, ob sie kompatibel ist und wie gut sie sich in die vorhandenen Systeme einfügt.

Hybridlösungen als Kompromiss

Die Entscheidung für oder gegen eine Softwarelösung ist nicht immer einfach zu beantworten. Oftmals ist auch ein hybrider Ansatz sinnvoll, bei dem Standardlösungen durch maßgeschneiderte Module ergänzt werden. Eine individuelle Software ist besser geeignet, wenn die Geschäftsprozesse einzigartig sind, hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit benötigt werden und die langfristigen Vorteile die höheren Anfangsinvestitionen rechtfertigen. Standardsoftware hingegen bietet anfänglich womöglich Kostenvorteile, schnellere Implementierung und bewährte Lösungen für häufige und marktübliche Geschäftsanforderungen, können aber langfristig betrachtet auch teuer werden.

Fazit und Empfehlungen

Unternehmen sollten daher vorher eine gründliche Analyse ihrer Anforderungen,
Budgets und Zeitpläne durchführen, um die richtige Entscheidung zu treffen. Projekte
bei uns beginnen daher meist mit den Fragestellungen, die eine „Make or Buy“-
Entscheidung ermöglichen.

Checkliste zur Entscheidungsfindung

Die folgende Checkliste hilft dabei, eine fundierte Entscheidung zu treffen und sowohl kurzfristige als auch langfristige Geschäftsziele zu berücksichtigen. Sie enthält neben den bereits genannten Punkten weitere Aspekte, deren Betrachtung eine Entscheidung beeinflussen kann.

Anforderungen analysieren
o Wie spezifisch sind die Geschäftsprozesse?
o Gibt es bestehende Standardlösungen, die die Anforderungen abdecken?


Kosten bewerten
o Was sind die initialen und laufenden Kosten der individuellen
Entwicklung?
o Was sind die Lizenz- und Supportkosten der Standardsoftware?


Entwicklungszeit berücksichtigen
o Wie schnell muss die Software einsatzbereit sein?
o Welche zeitlichen Ressourcen stehen zur Verfügung?


Flexibilität und Anpassungsfähigkeit prüfen
o Wie wichtig sind zukünftige Anpassungen und Erweiterungen?
o Wie schnell ändern sich die Anforderungen in der Branche?


Integration und Kompatibilität sicherstellen
o Wie gut lässt sich die Lösung in die bestehende IT-Landschaft integrieren?
o Sind alle notwendigen Schnittstellen vorhanden oder einfach zu
implementieren?


Hybridlösungen in Betracht ziehen
o Ist eine Kombination aus Standardlösungen und maßgeschneiderten
Modulen sinnvoll?


Wartung und Support evaluieren
o Wer übernimmt die Wartung und den Support der Lösung?
o Gibt es zuverlässige Partner für den Support der individuellen Software?
o Wie oft werden Updates für die Standardsoftware bereitgestellt?


Sicherheitsanforderungen prüfen
o Welche Sicherheitsstandards müssen eingehalten werden?
o Ist die Sicherheitsarchitektur der Standardsoftware ausreichend?


Benutzerfreundlichkeit und Schulungsaufwand
o Wie intuitiv ist die Bedienung der Software?
o Welche Schulungen sind notwendig, um Mitarbeitende auf die neue Software
vorzubereiten?


Skalierbarkeit der Lösung
o Wie gut kann die Software mit dem Unternehmen wachsen?
o Welche Skalierungsoptionen bietet die Standardsoftware?


Anpassungsfähigkeit an regulatorische Anforderungen
o Kann die Software flexibel auf Änderungen in den gesetzlichen
Rahmenbedingungen reagieren?
o Werden notwendige Zertifizierungen und Compliance-Anforderungen
erfüllt?


Risikoanalyse durchführen
o Welche Risiken sind mit der Entwicklung oder dem Kauf der Software
verbunden?
o Gibt es Risiken bezüglich der Abhängigkeit von einem einzelnen
Softwareanbieter?


Langfristige Strategie und Vision
o Passt die Entscheidung zur langfristigen IT-Strategie des Unternehmens?
o Unterstützt die Software die zukünftigen Geschäftsziele und Visionen?


Nutzerfeedback und Referenzen
o Gibt es Erfahrungsberichte oder Referenzen von anderen Unternehmen
zur Standardsoftware?
o Wie zufrieden sind die Nutzer mit ähnlichen maßgeschneiderten
Lösungen?


Prototyping und Pilotprojekte
o Ist es möglich, ein Pilotprojekt oder einen Prototyp zu erstellen, um die
Lösung zu testen?
o Welche Erkenntnisse können aus einem solchen Test gewonnen werden?

Hier gibt es die Checkliste zum Download.

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