Der wahre Preis der Software: Warum individuelle Lösungen (Make) die bessere Wahl sein können

Wenn Unternehmen vor der Entscheidung stehen, Software zu kaufen oder selbst zu entwickeln, wird oft der Fehler gemacht, nur auf die initialen Kosten zu schauen. Doch bei der Wahl zwischen einer Standardsoftware (Buy) und einer maßgeschneiderten Lösung (Make) offenbart sich der wahre Preis erst über die gesamte Lebensdauer hinweg. Besonders bei der Entscheidung für eine individuelle Softwarelösung kann die Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) aufzeigen, dass die langfristigen Vorteile einer maßgeschneiderten Lösung die höheren Anfangsinvestitionen rechtfertigen können.

Warum „Make“ langfristig die bessere Wahl sein kann

Während die initialen Kosten für eine maßgeschneiderte Softwarelösung höher sein können als der Kauf einer Standardsoftware, lohnt sich diese Investition auf lange Sicht oft. Die folgenden Punkte veranschaulichen, warum die Entscheidung für „Make“ besonders vorteilhaft sein kann:

1. Exakte Anpassung an Geschäftsprozesse

Maßgeschneiderte Software kann präzise auf die spezifischen Geschäftsprozesse eines Unternehmens abgestimmt werden. Diese Passgenauigkeit ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Effizienz zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Während Standardsoftware oft eine „One-size-fits-all“-Lösung darstellt, bietet eine individuelle Entwicklung genau die Funktionalitäten, die Ihr Unternehmen braucht, ohne unnötigen Ballast oder Funktionen, die nie verwendet werden.

2. Kostenkontrolle und Vermeidung von Lizenzgebühren

Die Lizenzkosten für Standardsoftware mögen anfangs geringer erscheinen, aber sie können sich über die Jahre zu erheblichen Summen summieren, vor allem, wenn zusätzliche Benutzer:innen, Module oder Versionen benötigt werden. Im Gegensatz dazu fallen bei einer maßgeschneiderten Lösung nach der Implementierung keine wiederkehrenden Lizenzgebühren an. Das Unternehmen behält die volle Kontrolle über die Software und ihre Weiterentwicklung.

3. Längerfristige Investition in die eigene IT-Infrastruktur

 Maßgeschneiderte Software  kann jederzeit angepasst und erweitert werden, was sie zu einer flexibleren und zukunftssicheren Lösung macht. Unternehmen investieren hier in die eigene IT-Infrastruktur, anstatt von externen Anbietern abhängig zu sein.

4. Wartungsfreundlichkeit und Flexibilität

Individuelle Softwarelösungen können gezielt für die bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens entwickelt werden, was die Integration und Wartung erheblich erleichtert. Zudem haben Unternehmen die volle Kontrolle über Updates, Sicherheitsmaßnahmen und Anpassungen. So sind Unternehmen nicht von den Update-Zyklen und der Roadmap eines Anbieters abhängig. Das sorgt für mehr Flexibilität und Kompatibilität.

5. Schutz vor Ausfallzeiten und Anbieterabhängigkeit

Bei Standardsoftware besteht immer das Risiko, dass der Anbieter den Support einstellt, aufgekauft wird oder die Entwicklung in eine Richtung lenkt, die nicht den eigenen Bedürfnissen entspricht. Dieses Risiko entfällt bei maßgeschneiderter Software – hier behält das Unternehmen selbst die Kontrolle über die Software und deren Weiterentwicklung. Dies reduziert Ausfallzeiten und Abhängigkeiten von externen Dienstleistern, die unvorhergesehene Kosten und Störungen verursachen können.

Die TCO im „Make“-Ansatz: Mehr als nur eine Kostenfrage

1. Initiale Investitionen und langfristiger Nutzen

Die höheren Anfangskosten für die Entwicklung individueller Software sollten nicht abschrecken. Diese Ausgaben stellen eine Investition in die Zukunft dar, die sich langfristig auszahlt. Die Möglichkeit, die Software exakt an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen, führt zu gesteigerter Produktivität und besseren Geschäftsergebnissen.

2. Personalkosten und Know-how-Aufbau

Die Entwicklung und Wartung einer individuellen Software erfordert die Beauftragung oder Schulung von qualifizierten Mitarbeitenden. Dies mag zunächst kostenintensiv erscheinen, trägt jedoch langfristig dazu bei, dass das Unternehmen unabhängig von einzelnen Anbietern ist und steigert die Flexibilität. Um diese Unabhängigkeit zu sichern, sollte die Individualsoftware auf gängigen Programmiersprachen wie Java, C# oder PHP basieren, die eine langfristige Marktverfügbarkeit garantieren.

3. Geringere Betriebskosten im Vergleich zu Standardsoftware

Während bei Standardsoftware oft jährliche Gebühren für Lizenzen, Support und Upgrades anfallen, sind bei maßgeschneiderter Software diese Kosten deutlich besser kalkulierbar und kontrollierbar. Einmal entwickelt, verursacht die Software nur noch Kosten für Wartung und eventuelle Erweiterungen, die jedoch auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind.

4. Skalierbarkeit und Wachstumsmöglichkeiten

Maßgeschneiderte Software bietet die Möglichkeit, nahtlos mit dem Unternehmen zu wachsen. Bei Standardsoftware kann es teuer werden, zusätzliche Module oder Lizenzen zu erwerben, um wachsende Anforderungen zu erfüllen. Mit einer individuell entwickelten Lösung können Erweiterungen und Anpassungen effizient und kostengünstig vorgenommen werden, ohne dass man sich an ein vorhandenes System anpassen muss.

5. Bessere Sicherheitsstandards und Compliance

Ein oft unterschätzter Aspekt sind die Sicherheitsvorteile, die individuelle Software bieten kann. Unternehmen können spezifische Sicherheitsfunktionen integrieren und so sicherstellen, dass die Software alle branchenspezifischen Compliance-Anforderungen erfüllt. Bei Standardsoftware müssen Unternehmen sich auf die Sicherheitsstandards des Anbieters verlassen, was zu potenziellen Schwachstellen führen kann.

Warum der „Make“-Ansatz die bessere Wahl sein kann

Die Entscheidung für eine maßgeschneiderte Softwarelösung mag anfangs kostspieliger erscheinen, bietet aber eine Vielzahl von Vorteilen, die sich langfristig in einer geringeren TCO und einer höheren Flexibilität auszahlen können. Unternehmen, die auf maßgeschneiderte Lösungen setzen, investieren in ihre Unabhängigkeit, ihre Zukunftsfähigkeit und ihre Fähigkeit, sich flexibel an neue Marktanforderungen anzupassen.

Durch die Möglichkeit, die Software exakt auf die eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden, vermeiden Unternehmen unnötige Kosten und Effizienzverluste. Zudem verringert die Unabhängigkeit von Anbietern und Lizenzen die langfristigen Risiken, die mit der Nutzung von Standardsoftware verbunden sind.

Unternehmen, die bereit sind, in maßgeschneiderte Software zu investieren, sichern sich einen erheblichen Wettbewerbsvorteil und sind besser gerüstet, um zukünftige Herausforderungen erfolgreich zu meistern.

Fallbeispiel: Ein Großhändler entscheidet sich für maßgeschneiderte Software

Hintergrund: Ein Großhändler für Industriebedarf, der seit Jahrzehnten auf dem Markt etabliert ist, steht vor der Herausforderung, seine Prozesse zu digitalisieren und besser mit den Anforderungen seiner Kund:innen Schritt zu halten. Die bestehende Standardsoftware, die vor vielen Jahren eingeführt wurde, stößt zunehmend an ihre Grenzen. Die individuellen Prozesse des Unternehmens – von der Lagerverwaltung über die Logistik bis hin zur komplexen Preisgestaltung und Bestellabwicklung – sind so spezifisch geworden, dass die Standardsoftware nicht mehr effizient genutzt werden kann.

Das Unternehmen steht nun vor der Entscheidung: Soll eine neue, umfangreiche Standardsoftware gekauft oder eine individuelle Lösung entwickelt werden?

Entscheidung für „Make“: Entwicklung einer maßgeschneiderten Software

Nach intensiver Analyse der internen Prozesse und der langfristigen Bedürfnisse entscheidet sich das Unternehmen für den Make-Ansatz und entwickelt eine maßgeschneiderte Softwarelösung. Diese Entscheidung wird auf Basis der folgenden Überlegungen getroffen:

Spezifische Anforderungen:
Der Großhändler hat hochspezialisierte Anforderungen, insbesondere in der Lagerverwaltung und in der Preisgestaltung, die von Standardsoftware nicht ausreichend unterstützt werden. Durch die Entwicklung einer individuellen Lösung können Funktionen entwickelt werden, die den spezifischen Arbeitsabläufen exakt entsprechen.


Integration in die bestehende IT-Landschaft:
Die neue Software muss mit einer Vielzahl bestehender Systeme und Maschinen, wie z. B. automatisierten Lagerrobotern und einem Bestandsverwaltungssystem, integriert werden. Eine maßgeschneiderte Lösung bietet hier die Flexibilität, nahtlos Schnittstellen zu bestehenden Technologien zu entwickeln und zu optimieren, ohne unnötige Kompromisse bei der Funktionalität eingehen zu müssen.


Langfristige Kosteneffizienz:
Obwohl die Entwicklung der Software zunächst mit höheren Kosten verbunden ist, wird durch den Wegfall jährlicher Lizenzgebühren für Standardsoftware und den Verzicht auf teure Anpassungen langfristig eine Kostenersparnis erwartet. Darüber hinaus entfällt die Notwendigkeit, in regelmäßigen Abständen neue Versionen der Standardsoftware zu kaufen und auf die neuste Technologie umzustellen.


Flexibilität und Skalierbarkeit:
Mit dem Wachstum des Unternehmens müssen neue Funktionen wie eine Erweiterung des Online-Bestellsystems, eine detailliertere Lageranalyse und die Integration von Künstlicher Intelligenz für die Bestandsprognose entwickelt werden. Die maßgeschneiderte Software kann so angepasst werden, dass sie exakt mit dem Wachstum und den Anforderungen des Unternehmens Schritt hält. Zudem ermöglicht die Lösung, zukünftige Innovationen schnell zu integrieren, ohne von den Update-Zyklen eines externen Softwareanbieters abhängig zu sein.


Effizienzsteigerung und Wettbewerbsvorteil:
Durch die individuelle Anpassung der Software kann das Unternehmen seine Prozesse erheblich effizienter gestalten. So wird z. B. die Bearbeitungszeit von Bestellungen durch eine optimierte und automatisierte Prozesskette um 30 % reduziert. Dies führt zu einer besseren Kundenzufriedenheit und einem klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Großhändlern, die weiterhin auf Standardlösungen setzen.

Fazit des Fallbeispiels
Trotz der hohen Anfangsinvestitionen in die Entwicklung der maßgeschneiderten Software zeigt sich bereits nach zwei Jahren eine deutliche Verbesserung der operativen Effizienz und eine erhebliche Kostenersparnis im Vergleich zur Nutzung einer Standardsoftware. Zudem stellt sich die Flexibilität der Software als essenziell heraus, um schnell auf Marktveränderungen reagieren und das Unternehmen weiterentwickeln zu können. Das Beispiel verdeutlicht, dass der Make-Ansatz für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen und einer langfristigen Strategie die weitaus bessere Lösung sein kann. Die Vorteile maßgeschneiderter Software liegen in der passgenauen Unterstützung der Unternehmensprozesse, der langfristigen Kostenkontrolle und der Möglichkeit, die Lösung kontinuierlich an neue Gegebenheiten anzupassen.

Checkliste für die Berechnung der TCO im „Make“-Ansatz

Erfassung der Entwicklungskosten (Initiale Investition, Design, Infrastruktur)
Bewertung der Personalkosten (Entwicklung, IT-Support, Schulung)
Analyse der Betriebskosten (Wartung, Hosting, Sicherheit)
Langfristige Planung der Erweiterungen und Skalierungsmöglichkeiten
Kosten der Integration und Anpassung an die bestehende IT-Landschaft
Einsparung durch Wegfall von Lizenzgebühren und Reduzierung externer Abhängigkeiten
Schätzung der Kosten für Ausfallzeiten und Risikoabsicherung
Bewertung der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit für zukünftige Geschäftsanforderungen
Sicherheitsanforderungen und Compliance sicherstellen

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