Veröffentlicht 7. November 2024
von Tascha Schnitzler
Erfolgsfaktoren für agile Projektarbeit in der öffentlichen Verwaltung
Trotz einiger Herausforderungen in der Zusammenarbeit von agilen IT-Dienstleistern und der öffentlichen Verwaltung, gibt es bestimmte Faktoren, die in diesem Rahmen zur erfolgreichen Umsetzung agiler Projekte beitragen.
Ein erfolgreiches Projekt zeichnet sich durch die Erreichung seiner Ziele innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens aus und erfüllt die Qualitätserwartungen der Auftraggeber:innen sowie der Stakeholder:innen. Besonders im öffentlichen Sektor ist langfristige Nachhaltigkeit und Mehrwert für die Gemeinschaft von Bedeutung. Verschiedenen Schlüsselfaktoren können dazu beitragen, dass agile Projekte in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich verlaufen.
Rollenklarheit im Projekt
Eine klare Rollendefinition ist entscheidend für den Erfolg eines agilen Projekts, da sie Kompetenzkonflikte verhindert und eine effiziente Entscheidungsfindung ermöglicht. Agile Teams umfassen die folgenden typischen Rollen: den:die Product Owner:in, der:die die Anforderungen festlegt, den:die Scrum Master:in, der:die den Arbeitsfluss sicherstellt, das Entwicklungsteam, das die Arbeit am Produkt ausführt, und Stakeholder:innen, die Feedback geben. Eine enge Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in, insbesondere zwischen öffentlicher Verwaltung und IT-Unternehmen, ist entscheidend für den Projekterfolg. Der:die Product Owner:in sollte von der Kundenseite kommen, während ein:e Proxy Product Owner:in als Vermittler:in fungieren kann. Mit klar definierten Rollen und regelmäßigen Sprint-Reviews wird eine effiziente und gezielte Projektdurchführung sichergestellt. Zusätzlich kann so verhindert werden, dass Unklarheiten bei der Frage aufkommen, wer welche Entscheidungen trifft.
Kommunikation und Vertrauen
Eine offene und wertschätzende Kommunikationskultur ist entscheidend für den Erfolg agiler Projekte: Sie stärkt den Teamzusammenhalt und hilft dabei, Hindernisse in der Zusammenarbeit zu überwinden. In der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und agilen Unternehmen ist ein hohes Maß an Offenheit und Verständnis erforderlich. Das Bewusstsein für die übergeordneten Projektziele kann durch eine klare Projektvision kommuniziert werden und fördert die Motivation und das Engagement der Teammitglieder. Ebenfalls wichtig: gegenseitiger Respekt und Anerkennung. Eine solche Umgebung fördert nicht nur Problemlösungen und Innovationen, sondern vertieft auch die persönliche Bindung an das Projekt. Zusammen schaffen diese Prinzipien ein produktives und positives Arbeitsumfeld, um die Projektziele erfolgreich voranzutreiben.
Gemeinsam agil werden
Eine gelungene Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und agilem IT-Dienstleister erfordert zwei Dinge: ein gemeinsames Verständnis für agile Methoden und die Minimierung möglichen Widerstands gegen Veränderungen. Workshops zu „Ways of Working“ seitens des IT-Unternehmens sind beispielsweise hilfreich, um die Teams der öffentlichen Verwaltung in agilen Prinzipien zu schulen und einheitliche Arbeitsmethoden zu etablieren. Diese Workshops sollten kontinuierlich wiederholt werden, um das Verständnis zu festigen und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern. Außerdem ist entscheidend, klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren und regelmäßige Struktur gebende Meetings zu halten. Regelmäßige „Lessons learned“-Veranstaltungen sind ebenfalls empfehlenswert, um Verbesserungen in der Projektarbeit sicherzustellen.
Dokumentationsstrategien
Die Anwendung von Agilität in Projekten birgt Risiken, besonders wenn Anforderungen durch ständige Veränderungen unklar sind. Regelmäßige Abstimmungen und präzise Festhaltung von Anforderungen im Produkt-Backlog sind daher entscheidend. In der öffentlichen Verwaltung sind oft tiefere Ebenen der Planung und Dokumentation erforderlich, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Eine hybride Dokumentationsstrategie, die agile Backlog-Pflege mit detaillierter Dokumentation kombiniert, ermöglicht es, projektspezifischen und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Zudem fördert es ein effizientes Zeitmanagement.
Produktvision
Agile Projekte erfordern normalerweise eine klare Produktvision, aber keine detaillierte Projektplanung mit festen Meilensteinen, um Flexibilität zu gewährleisten. Im öffentlichen Sektor wird jedoch oft eine High-Level-Projektplanung erwartet, was zu Konflikten mit agilen Methoden führt. Dies erfordert einen hybriden Ansatz, der eine frühzeitige Einbindung des privaten IT-Dienstleisters betont, um Produkteigenschaften zu definieren und zu verstehen. Eine strikte Trennung zwischen klassischem Programm-Management und agilem Vorgehen kann helfen, beide Ansätze effektiv zu nutzen. Design-Thinking-Workshops und Personas sind wichtige Schritte, um eine fundierte Produktvision zu entwickeln und Nutzerbedürfnisse zu berücksichtigen. Klar definierte Rahmenbedingungen für den Projektabschluss sind ebenfalls entscheidend.
Die Durchführung von IT-Projekten im öffentlichen Sektor unter Einbindung externer Dienstleister stellt zweifellos eine Herausforderung dar – doch wie unsere Erfahrungen zeigen, sind ein harmonisches Miteinander und erfolgreiche Ergebnisse durchaus realisierbar. Wichtig ist dabei die Erkenntnis, dass keine der beteiligten Seiten das Monopol auf Wissen oder den einzig richtigen Ansatz besitzt. Eine offene, vorurteilsfreie und verständnisvolle Kommunikation ist daher das Herzstück einer solchen Partnerschaft. Durch das Aufbauen von Verständnis und Empathie für die jeweilige Arbeitsweise können viele potenzielle Konflikte vermieden und eine erfolgreiche Zusammenarbeit gefördert werden.
Erfolgreiche Umsetzung von IT-Projekten
Damit IT-Projekte im öffentlichen Sektor erfolgreich verlaufen, spielen verschiedene Faktoren eine Rolle: Besonders wichtig sind vor allem eine klare Rollendefinition, offene Kommunikation und gegenseitiges Vertrauen zwischen Verwaltung und agilen Dienstleistern. Entscheidend sind gemeinsame Schulungen in agilen Methoden für ein gemeinsames Verständnis, eine hybride Dokumentationsstrategie sowie eine fundierte Produktvision. Durch eine respektvolle und kooperative Zusammenarbeit können die Projektziele effizient erreicht und nachhaltige Mehrwerte geschaffen werden.
Deine Expertin: Tascha Schnitzler ist für das Partnermanagement & Business Development der team neusta | experts for eGovernment verantwortlich. Sie hat Artikel für das Handbuch Digitale Verwaltung verfasst, in dem sie sich genauer mit der Zusammenarbeit von IT-Dienstleistern und öffentlicher Verwaltung auseinandersetzt. Das „Handbuch Digitale Verwaltung“ bietet einen umfassenden Leitfaden für die erfolgreiche digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung, mit einem Fokus auf Bürgerbeteiligung, Mitarbeiterqualifizierung und Datenschutz. Es richtet sich an Politiker, Praktiker und Wissenschaftler und liefert praxisnahe Einblicke in gesetzliche Rahmenbedingungen, den Einsatz von KI und die Digital Governance, unterstützt durch Erfahrungen aus anderen europäischen Ländern. Weitere Infos gibt es hier.
Du willst mehr über das Thema erfahren?
Tascha Schnitzler freut sich, von dir zu hören: ta.schnitzler@neusta.de
